RESERVAS

• No se habilita el botón de guardar para realizar la reserva. ¿Qué he de hacer?

Comprueba que has seleccionado los participantes o invitados a la sesión en el administrador de reservas>usuarios.

• No puedo seleccionar el día para realizar la reserva. ¿Qué he de hacer?

Comprueba que está seleccionado el mes correcto. De lo contrario, utiliza las flechas para cambiar de mes.

• No puedo hacer una nueva reserva porque la sala está ocupada.

En el administrador de reservas> general, selecciona una sala que esté disponible.

• ¿Puedo personalizar el e-mail de invitación a mis sesiones de AKIHI?

Sí. Podrás cargar una plantilla (.txt o .html) en el administrador de reservas>usuarios, utilizando las siguientes etiquetas:

• • %fromUser%: Usuario que invita
  • %topic%: Tema de la reunión/formación
  • %posname%: Sala
  • %date%: Fecha
  • %startsHour%: Hora de comienzo
  • %endsHour%: Hora de finalización
  • %invitation_link%: Enlace a la reunión/formación

También podrás personalizar el asunto del e-mail de invitación, en el campo habilitado a tal efecto en el administrador de reservas.

• ¿Es necesario que añada a los participantes invitados de manera individual?

No. El administrador de reservas permite incluir a varios invitados cómodamente. Si quieres añadir a usuarios de AKIHI, en el administrador de reservas>Usuarios>Seleccione usuarios, clica en la pestaña “Grupos”, selecciona el grupo deseado y clica en “+” para incluir a todos los integrantes del grupo en la reserva. También puedes añadir a invitados no usuarios de AKIHI, importando las direcciones de e-mail desde un archivo .xlsx o .txt.

• ¿Puedo compartir documentos previamente, para que estén disponibles para los participantes desde el inicio de una sesión?

Sí. Seleccionando en el administrador de reservas>portfolio la carpeta con la documentación que hayas subido previamente.

• ¿Qué usuarios pueden hacer una reserva de reunión/formación AKIHI?

El usuario administrador y los usuarios que tengan permiso. El administrador puede habilitar/deshabilitar el permiso de los diferentes usuarios para reservar en las diferentes salas en el menú principal>PdS>Usuarios, marcando/desmarcando las casillas en las diferentes salas.

REUNIÓN/FORMACIÓN

• ¿Cuáles son los requisitos del sistema para asistir a una sesión AKIHI?
  • PC: Intel Core o equivalente, 4Gb de memoria, tarjeta gráfica con soporte WebGL y 512Mb de memoria dedicada. Windows 7, 8, 10 o superior con la última versión del navegador Chrome.
  • MacOS: Mojave 10.14 o superior con la última versión de un navegador Chrome o Safari.
  • Android: 2Gb de memoria (se recomiendan 4Gb) con procesador multi-núcleo y GPU con la última versión de Chrome disponible. Y soporte del códec h264.
  • iOS (iPad/iPhone): Versión 12.1 o superior con navegador Safari. Por limitaciones del sistema operativo iOS, actualmente sólo se soportan dos interlocutores en videoconferencia por sala (el usuario de iOS podrá recibir el audio de todos los usuarios pero el vídeo de únicamente uno).

• ¿Cómo accedo a una reunión/formación?

En el menú principal > Reservas> Reunión o Formación o clicando directamente en el enlace que hayas recibido por correo electrónico.

• ¿Puedo elegir la sala a la que acceder?

Si tu usuario únicamente ha sido invitado a una sesión, accederás directamente a la sala al clicar en “Reunión”. Si has sido invitado a más de una sesión en diferentes salas, podrás elegir a cuál acceder. Para cambiar de sala, deberás volver al y clicar de nuevo en Reservas>Reunión.

• ¿Cómo puedo mejorar la calidad del audio?

Recomendamos la utilización de auriculares y micrófono externos al dispositivo para una calidad óptima del audio.

• Tengo problemas de audio/vídeo en una sesión de reunión o formación

1. Comprueba que otros programas/apps no están utilizando la cámara
2. Comprueba la configuración de audio/vídeo de tu dispositivo

• ¿Puedo cambiar la cámara durante la sesión?

Sí. Clica en icono de “opciones” y selecciona la fuente de vídeo que desees. También puedes cambiar de fuente de audio, seleccionando otro micrófono que tengas disponible.

• ¿Cómo puedo compartir mi pantalla?

Para poder compartir pantalla tendrás que descargar la extensión de Google Chrome Janus WebRTC Screensharing (nota: únicamente tendrás que instalarla una vez)

¿Cómo la instalo?

1. Clica en “Instalar”
2. Clica en “Añadir a Chrome”
3. Clica en “Añadir extensión”
4. Refresca la página de la sesión o clica F5

Una vez instalada, podrás compartir tu pantalla completa o la ventana de una aplicación concreta que tengas abierta:

1. Clica en el icono de compartir pantalla
2. Selecciona la ventana “Toda la pantalla” o “Ventana de la aplicación” para (nota: para que la extensión reconozca la aplicación, esta última no puede estar minimizada)
3. Clica sobre la miniatura de la aplicación de desees
4. Clica en “Compartir”
5. Clica en “Dejar de compartir” cuando lo desees (nota: el botón estará activo en una pequeña ventana activa mientras se comparte).

• ¿Cómo puedo compartir un fichero durante una sesión?

1. Clica en el icono de “Mostrar ficheros”
2. Sube el fichero que desees o selecciónalo si ya lo has subido previamente
3. Clica en el icono de “Compartir fichero con” (nota: también puedes arrastrarlo hasta el participante con el que desees compartirlo o hasta el centro de la pantalla para compartirlo con todos)
4. Selecciona el participante con el que desees compartirlo o “Todos” y clica en «Enviar«
5. Cierra la ventana de los ficheros o clica en el icono de “Mostrar ficheros” de nuevo

• ¿Dónde puedo consultar los ficheros que me envíen?

En “Mostrar ficheros” podrás previsualizar, descargar o eliminar los ficheros que hayan compartido contigo.

• ¿Puedo utilizar el chat únicamente con un usuario?

Sí. Durante la sesión, clica el icono de “Mostrar chat” y selecciona el usuario que desees en “Canal” para chatear de forma privada.

• ¿Puedo ampliar las pantallas de los participantes en la sesión?

Sí. Clicando sobre la pantalla que quieras ampliar. Clica de nuevo para que vuelva a su dimensión normal.

FORMACION

• Como conferenciante, ¿puedo ver cuántos alumnos están conectados?

Sí. Clica el icono de “Lista de alumnos” y comprueba qué usuarios están conectados (en verde) o no (en rojo) de los que hayas invitado.

• Como conferenciante, ¿cómo concedo el turno de palabra a un alumno durante una formación?

El alumno ha de solicitar turno de palabra previamente. Podrás ver las solicitudes clicando en el icono de “Mostrar peticiones” y aceptar o denegar cada petición. Una vez concedida, podrás retirar la palabra al alumno clicando en el icono de “Detener” en una de las esquinas inferiores de su imagen.

• Como conferenciante, estoy compartiendo una presentación durante una formación. ¿Cómo puedo hacer mi pantalla más grande?

Puedes cambiar la vista en la esquina superior izquierda para ampliar la pantalla de compartas o tu cámara.

• Como alumno, ¿cómo puedo intervenir durante una sesión de formación?

Puedes utilizar el chat o intervenir en audio y vídeo. Para esto último, has de solicitar turno de palabra clicando en el icono de “Solicitar intervención”. Podrás clicar en el icono de “Finalizar intervención” cuando hayas terminado. Recuerda que para poder intervenir deberás de disponer de un micrófono como mínimo o de una cámara para mostrar tu intervención.

INFORMES

• ¿Cómo utilizo los informes de reuniones?

Selecciona el rango de tiempo que desees en el calendario, clica en “Generar informe” para previsualizar tus reservas e imprímelas clicando en “Imprimir informe”.

• ¿Para que sirven los informes de cursos?

Son una recopilación de capturas de las cámaras de los participantes según el intervalo de tiempo que hayas configurado a la hora de hacer la hora de la sesión. Certifica la presencia efectiva de los participantes a la sesión. (nota: este informe sólo estará disponible si se ha seleccionado un intervalo de fotos en la creación del curso).

PDS

• ¿Cómo puedo personalizar mi AKIHI?

Debes subir el contenido (imagen, vídeo o documento) previamente desde “Ficheros” en el menú principal. A continuación, accede a PdS>Administrar para personalizar el contenido de tu AKIHI y de las diferentes salas.

• He subido una imagen de fondo, pero no la veo.

La “Imagen de fondo” que hayas elegido únicamente se visualiza en el modo 2D. Puedes configurar el modo 2D/3D en la esquina superior derecha, user profile>editar usuario, habilitando o deshabilitando la casilla de 3D.

• He subido una escena de vídeo, pero no lo veo.

La “Escena de vídeo” que hayas elegido únicamente se visualiza en el modo 3D. Puedes configurar el modo 2D/3D en la esquina superior derecha, user profile>editar usuario, habilitando o deshabilitando la casilla de 3D. Comprueba que el formato de vídeo es adecuado (nota: introc.

• ¿Dónde están los documentos con los que he personalizado mi AKIHI?

Estarán disponibles para todos los usuarios de tu AKIHI y serán visibles para los invitados a una sesión que accedan antes de tiempo a una sesión, sobre el mostrador del vestíbulo en la vista 3D (o en la pantalla principal, en 2D). También será vista por los usuarios invitados que accedan desde un dispositivo móvil.

• ¿Dónde puedo conceder el permiso de reserva en una sala a otro usuario de mi AKIHI?

En PdS>Usuarios, habilita/deshabilita el permiso de los diferentes usuarios para reservar en las diferentes salas marcando/desmarcando las casillas en las diferentes salas. (nota: funcionalidad disponible para el usuario administrador de AKIHI).

• ¿Dónde puedo crear grupos de usuarios en AKIHI y para qué sirven?

En PdS>Usuarios>Grupos, crea un grupo e incluye a los usuarios que desees. Podrás poner nombre al grupo y añadir etiquetas. Si configuras un grupo de usuarios, podrás invitar a todos sus integrantes a las sesiones más rápidamente con un solo clic, sin necesidad de hacerlo de forma individual.

FICHEROS

• ¿Cómo puedo utilizar el repositorio documental?

En el menú principal>Ficheros puedes crear carpetas y subir archivos para tenerlos siempre disponibles en tu AKIHI. Podrán ser previsualizados, descargados y eliminados, además de poder ser utilizados para personalizar AKIHI o sus salas y compartidos durante cualquier sesión de videoconferencia o formación.

USER PROFILE

• ¿Para qué sirve el e-mail interno?

En el e-mail podrás enviar mensajes a cualquier usuario de AKIHI.

• ¿Puedo cambiar adaptar la zona horaria al lugar en el que me encuentre?

Sí. En la esquina superior derecha, user profile>idioma/región selecciona la zona horaria adecuada.

• ¿Puedo recibir las invitaciones y notificación de modificaciones de las sesiones en las que participe en mi e-mail?

Sí. Introduce tu e-mail en la esquina superior derecha, user profile>editar usuario. Recibirás la invitación de las sesiones y cualquier modificación de hora que se realice, además de la cancelación, así como un recordatorio 5 minutos antes de la hora de la reserva.

¿Todavía con dudas? Si eres usuario de AKIHI, contacta con soporte y te contestaremos lo antes posible.